Der feste Geschäftsort: Mehr als nur vier Wände
Das klassische und offensichtlichste Kriterium ist das Vorhandensein eines festen Geschäftsorts. Das Gesetz spricht hier von einem "festen Ort der Geschäftstätigkeit". Doch Vorsicht: "Fest" bedeutet nicht zwingend Eigentum oder einen langfristigen Mietvertrag. Entscheidend ist die Kontinuität und Regelmäßigkeit der Nutzung. Ich erinnere mich an einen Fall eines deutschen Maschinenbauers. Das Unternehmen schickte monatlich für zwei Wochen Servicetechniker zu einem großen Kunden in Shenzhen. Diese nutzten dort ein fest zugewiesenes Büro und ein Lagerabteil in der Werkhalle des Kunden. Auf den ersten Blick: Kein eigenes Büro, also keine Betriebsstätte? Falsch gedacht. Die regelmäßige und exklusive Nutzung dieses fest zugewiesenen Raums über einen längeren Zeitraum hinweg führte in den Augen der Steuerbehörde zur Begründung einer Betriebsstätte. Der Kunde hatte quasi unwissentlich die Infrastruktur bereitgestellt. Die Krux liegt im Detail: Es kommt auf die tatsächliche, kontinuierliche Nutzung eines physisch abgrenzbaren Raums an, unabhängig von den Eigentumsverhältnissen. Ein gemietetes Büro, eine Fabrikhalle, eine Verkaufsfläche oder sogar ein dauerhaft angemieteter Lagerplatz können diesen Tatbestand erfüllen. Die Schlüsselfrage lautet: Ist dieser Ort der Mittelpunkt oder ein wesentlicher Teil der geschäftlichen Aktivitäten?
In der Praxis prüfen die Behörden hier sehr genau. Sie schauen auf Mietverträge, aber auch auf Fotos, Raumpläne, Besuche vor Ort und Zeugenaussagen. Ein weiteres, weniger offensichtliches Beispiel ist die Nutzung von "virtuellen Büros" oder "Business Centers". Wenn Ihr Unternehmen dort nicht nur eine Briefkastenadresse, sondern einen tatsächlich nutzbaren Besprechungsraum hat, der regelmäßig und exklusiv von Ihren Mitarbeitern genutzt wird, um Geschäfte abzuwickeln, kann auch dies als fester Geschäftsort durchgehen. Die Grauzone ist groß. Meine persönliche Einsicht nach all den Jahren: Seien Sie extrem vorsichtig mit langfristigen, regelmäßigen Präsenzen an einem bestimmten Ort beim Kunden oder Partner. Das ist oft der Anfang der Problematik.
Das Kriterium der Bauausführung
Dieser Punkt erscheint vielen klar, birgt aber Fallstricke. Gemäß dem chinesischen Steuerrecht und den Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) begründet eine Bau-, Montage- oder Installationsstelle bereits dann eine Betriebsstätte, wenn sie länger als sechs Monate (oft auch zwölf Monate in DBAs) besteht. Die Zeit beginnt ab dem Tag der Unterzeichnung des Vertrags oder der tatsächlichen Aufnahme der Arbeiten. Ein Klassiker aus meiner Praxis: Ein europäischer Anlagenbauer erhielt einen Auftrag für die Installation einer komplexen Produktionslinie in Jiangsu. Die geplante Zeit: 5 Monate. Alles schien sicher. Doch dann kamen Lieferverzögerungen von Komponenten, unvorhergesehene technische Anpassungen und schließlich die pandemiebedingte Quarantäne eines Kernteams. Die Projektdauer zog sich auf über 8 Monate. Plötzlich war die Schwelle überschritten.
Das Problem: Die Firma hatte keine steuerliche Registrierung vor Ort vorgenommen, da man von der kurzen Dauer ausging. Die Nachzahlung von Unternehmens- und Quellensteuern, plus Strafzinsen und möglichen Bußgeldern, war ein herber Schlag. Die Lektion hier ist, immer einen Puffer einzuplanen und im Zweifelsfall frühzeitig mit der lokalen Steuerbehörde zu kommunizieren und sich anzumelden. Noch tückischer sind Service- oder Wartungsverträge, die immer wieder zu kurzen Einsätzen am selben Ort führen. Wenn die kumulierte Präsenzzeit innerhalb eines Jahres die Grenze überschreitet, kann auch dies als eine "fortbestehende" Betriebsstätte gewertet werden. Eine penible Projektzeiterfassung ist hier unerlässlich.
Die Rolle des abhängigen Vertreters
Dies ist vielleicht der subtilste und am häufigsten übersehene Aspekt. Eine Betriebsstätte kann auch dann vorliegen, wenn es keinen festen Ort gibt, aber eine Person in China für Sie handelt und dabei Vertretungsmacht besitzt, Verträge im Namen Ihres Unternehmens abzuschließen. Der Schlüsselbegriff hier ist "abschließende Vertretungsmacht". Das bedeutet nicht nur, Verträge zu unterzeichnen, sondern bereits, die wesentlichen Verhandlungen so zu führen, dass der ausländische Principal im Wesentlichen nur noch zustimmen muss. Ich hatte einen Mandanten, einen italienischen Designer-Möbelhersteller, der einen lokalen "Sales Agent" beschäftigte. Dieser Agent hatte offiziell nur beratende Funktion. In der Realität verhandelte er jedoch direkt mit großen Einrichtungshäusern über Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsmodalitäten. Der Vertragsentwurf wurde dann nur noch zur "Genehmigung" nach Italien geschickt. Die Steuerbehörde wertete dies nach einer Überprüfung als ausreichende Vertretungsmacht.
Die Abgrenzung ist fließend. Ein reiner Vermittler, der lediglich Kontakte herstellt und Provision erhält, ist meistens unkritisch. Sobald die Person jedoch in Ihrem Namen und auf Ihr Risiko handelt, wird es gefährlich. Besonders heikel sind langjährige, exklusive Vertreter, die de facto Ihre gesamte China-Repräsentanz darstellen. Meine Empfehlung ist immer: Halten Sie die Vertretungsmacht klar in den Verträgen und der täglichen Kommunikation begrenzt. Lassen Sie wesentliche Vertragsbestandteile wie Preis, Haftung und geistiges Eigentum immer explizit von der ausländischen Zentrale bestätigen. Dokumentieren Sie diesen Prozess.
Dienstleistungstätigkeiten und die 183-Tage-Regel
Ein weiterer häufiger Stolperstein sind entsandte Mitarbeiter, die in China Dienstleistungen erbringen – sei es Consulting, Training, technischer Support oder Projektmanagement. Die relevante Regel findet sich oft in den Doppelbesteuerungsabkommen: Eine Betriebsstätte liegt vor, wenn Mitarbeiter des ausländischen Unternehmens in China Dienstleistungen für ein Projekt über einen Zeitraum von mehr als 183 Tagen innerhalb eines Zwölfmonatszeitraums erbringen. Hier zählt die kumulierte Anwesenheit aller entsandten Mitarbeiter für dasselbe oder ein zusammenhängendes Projekt.
Ein Praxisbeispiel: Ein US-amerikanisches Softwareunternehmen schickte nacheinander drei verschiedene Teams (je für Implementierung, Customizing und Training) zum selben chinesischen Kunden. Jedes Team war etwa 70 Tage vor Ort. Addiert man diese Zeiten, wurde die 183-Tage-Grenze deutlich überschritten. Die Steuerbehörde argumentierte, es handele sich um ein zusammenhängendes Projekt zur Einführung der Software. Die Folge war eine Steuernachforderung für die gesamte Projekterlöse. Die Herausforderung für Unternehmen liegt in der lückenlosen Nachverfolgung aller Aufenthalte (einschließlich An- und Abreisetage!) und der Beurteilung, ob Projekte "zusammenhängend" sind. Hier ist eine enge Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung und dem Projektmanagement entscheidend.
Die Nutzung von Lagerbeständen für die Auslieferung
Ein spezieller, aber wichtiger Punkt betrifft Unternehmen, die Waren nach China verkaufen. Grundsätzlich begründet ein reines Lager, von dem aus Waren an Kunden ausgeliefert werden, noch keine Betriebsstätte, sofern das Lager lediglich der Lagerung, Auslieferung und ggf. einfachen Handhabung dient. Sobald jedoch am Lagerort weitere wertschöpfende Tätigkeiten stattfinden – wie Qualitätskontrolle, Anpassungen, Montage, Kundenservice oder gar die Verwaltung der Bestellungen – kippt die Bewertung schnell.
Ich erlebte den Fall eines französischen Sportartikelherstellers, der einen großen Distributor in Shanghai belieferte. Um Lieferzeiten zu verkürzen, mietete der Hersteller ein Lager an und stationierte dort zwei eigene Mitarbeiter. Deren Aufgaben: Qualitätsprüfung der ankommenden Ware, Umetikettierung für den chinesischen Markt und die Koordination der Auslieferung an verschiedene Sub-Distributoren. Diese Tätigkeiten gingen weit über die reine Lagerhaltung hinaus und wurden als Kernbestandteil des Vertriebsprozesses gewertet. Die Steuerbehörde sah darin eine Betriebsstätte. Die Lösung bestand später darin, diese Logistik- und Wertschöpfungsaktivitäten in eine eigenständige, steuerlich in China registrierte Tochtergesellschaft auszugliedern. Das ist ein typisches Beispiel dafür, wie operative Effizienz und steuerliche Risiken kollidieren können.
Zusammenfassung und Ausblick
Wie Sie sehen, ist die Frage nach der Betriebsstätte in China selten schwarz oder weiß. Es ist ein Geflecht aus physischer Präsenz, zeitlichen Grenzen, vertraglichen Befugnissen und der Art der ausgeübten Tätigkeiten. Die chinesischen Steuerbehörden haben in den letzten Jahren ihre Überprüfungen (das sogenannte "Tax Audit") deutlich verschärft und verfügen über immer bessere Daten, auch durch den automatischen Informationsaustausch. Der Preis für eine unentdeckte Betriebsstätte kann hoch sein: Nachzahlungen für bis zu zehn Jahre, Zinsen und Bußgelder.
Meine abschließende Empfehlung an Sie als Investor lautet: Gehen Sie das Thema proaktiv an. Bevor Sie Aktivitäten in China starten, die über einfache Lieferbeziehungen hinausgehen, führen Sie eine kritische Bewertung durch. Dokumentieren Sie interne Richtlinien zur Reisezeiterfassung und zu Vertretungsbefugnissen. Und scheuen Sie sich nicht, im Zweifel professionellen steuerlichen Rat einzuholen. Ein Euro, der in vorbeugende Beratung investiert wird, kann Zehntausende an nachträglichen Kosten und Kopfschmerzen sparen. Die Zukunft wird hier noch transparenter: Mit der Digitalisierung der Steuerverwaltung (Stichwort: "Golden Tax System Phase IV") werden grenzüberschreitende Transaktionen und Mitarbeiterbewegungen immer leichter nachvollziehbar. Agilität und Compliance müssen Hand in Hand gehen.
Einschätzung der Jiaxi Steuer- und Finanzberatung
Bei der Jiaxi Steuer- und Finanzberatung betrachten wir das Thema Betriebsstätte nicht nur als juristische Checkliste, sondern als strategisches Element der Markteinführung. Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass die größten Risiken aus der Diskrepanz zwischen der formalen Vertragsgestaltung und der gelebten Praxis entstehen. Ein Vertrag mag den lokalen Agenten auf reine Vermittlungstätigkeit beschränken, doch wenn Ihre E-Mail-Kommunikation ihm de facto freie Hand bei Preisverhandlungen gibt, schafft das Fakten. Unser Ansatz ist daher immer ganzheitlich: Wir analysieren die geplanten Geschäftsprozesse, schulen Ihre vor Ort tätigen Mitarbeiter und Vertreter in steuerlichen Grundlagen ("Substance over Form") und entwickeln gemeinsam praxistaugliche Compliance-Rahmen. Wir helfen nicht nur bei der retrospektiven Klärung mit Behörden, sondern viel mehr bei der präventiven Strukturierung Ihrer China-Aktivitäten. Denn eine kluge, steuerkonforme Struktur ist kein Hindernis für den Geschäftserfolg, sondern schafft vielmehr Planungssicherheit und eine stabile Basis für Ihr Wachstum im chinesischen Markt. In einer sich ständig verändernden regulatorischen Landschaft ist ein verlässlicher Partner an Ihrer Seite kein Kostenfaktor, sondern eine wertvolle Investition.
